今回は、ペーパーレスの需要が高まる中、印刷コスト削減にデジタルブックの活用に関して紹介します。現在、教育分野においても教科書ではなくデジタルブックを推奨している学校も多く、印刷コストの削減が注目されています。本記事では、印刷コスト削減に対し、どのようにデジタルブックを活用するのか紹介します。
印刷コストはなぜ増加している？
現在、さまざまな場面で物価高騰を感じる方も多いのではないでしょうか。なぜ、印刷コストは増加しているのか紹介します。印刷コストが増加している背景
近年、企業でも印刷コストが増加しており、ペーパーレス化を推奨する企業もあるでしょう。印刷コストの増加は、2022年より増加しています。その背景には、物価高騰や人件費の増加など、さまざまな要因が重なっていることが原因です。また、企業によっては印刷コストの上昇が経営を圧迫している場面も多く、企業にとって深刻な影響を与えている場合もあります。
物価高騰が原因となっている
コロナ禍以降、ウクライナ侵攻や円安など、世界的に見ても物価高騰が続いています。日本もその影響を大きく受けており、印刷に欠かすことのできないトナーやインク代の原材料費が高騰している背景があります。たとえば、紙の原料となるパルプ材は、2022年以降30％以上高騰しており印刷コストを上昇させる原因となっていることが分かるでしょう。
内訳からも分かる印刷コストの上昇
印刷コストの内訳として、おもに材料費として紙・インクなどの費用があげられます。また、機器費としてリース代やメンテナンス費、人件費も含まれます。そして、印刷機器を動かすための電気料金も近年では高騰しており、すべての面においてコストが上昇していることがわかるでしょう。デジタルブックの導入で実現するコスト削減と業務効率化
ネットの普及にともない、デジタルブックを導入する企業が増えています。デジタルブックを導入することで、どのようにコスト削減と業務効率化が実現できるのか紹介します。コスト削減につながる
デジタルブックは、画面で情報を共有できるため印刷代が掛かりません。印刷しないということは、インク代やトナー代が自動的に浮くでしょう。また、印刷物の郵送や事務処理に関わる人件費の削減にもつながります。印刷での保管は、保管スペースを大きくとる必要があるため、保管場所の確保をしなくてもよいメリットもあります。
情報共有の効率化が図れる
印刷とは異なり、デジタルブックは瞬時に多くの人へ情報を共有できるでしょう。印刷することで掛かる時間を短縮でき、なおかつそれに掛かる人件費の削減にもつながります。バージョンアップすることで、情報が洩れる心配もなく閲覧制限を設けることも可能です。アクセス性が向上する
デジタルブックであれば、いつでもどこでも情報を共有することが可能です。パソコンだけでなく、スマホやタブレットなど自分が好きなツールで情報を得られるメリットがあります。また、キーワード検索により膨大な量の情報から自分が求めている情報を検索できます。瞬時に必要な情報を得られるため、時間の削減にもつながります。
デジタルブック導入ステップと成功のポイント
デジタルブックの導入は、メリットが多くたくさんの企業で採用しています。デジタルブック導入ステップと成功のポイントについて紹介します。目的や用途を明確にする
デジタルブックを導入するべきか検討されている企業は、まずなぜデジタルブックが必要なのか用途や目的を明確にしましょう。目的は何か、業務の効率化やコスト削減など企業によってさまざまな理由があるでしょう。また、どのような資料をデジタルブックとして活用するのかも大切な目的になります。導入後は、どのように活用していくかも明確にしていくとよいでしょう。
電子ツールの選定
電子ツールの選定は、ツールによって金額や機能が異なるため、目的に合ったツールを選ぶ必要があります。また、運用後はアクセス状況を分析しながら改善点を見つけることも大切です。最新の情報を更新しながら、つねにアップデートすることも必要です。社内・顧客向け資料
実際に、デジタルブックを活用している例として、社内・顧客向け資料が上げられます。社内マニュアルをデジタルブック化することで、誰でもすぐにアクセスできるようになり業務の効率化につながるでしょう。また、カタログを電子化することで印刷コストや郵送コストのコスト削減につながります。スマホやタブレットから顧客のライフスタイルに合わせて、いつでも閲覧可能であるため顧客満足度が上がるでしょう。電子カタログに企業明細を付けることで、企業アピールにもつながります。
