スマートフォンの普及により、多くの情報・広告・娯楽は電子化を辿っています。紙媒体よりも注目されやすく、人々にとって身近な存在です。そこで、紙媒体のコンテンツやテキストは、電子化を進めると良いでしょう。ここでは、電子化のメリットとデメリットを解説します。紙媒体の電子化を検討している企業や発信者の人必見の内容です。
紙媒体を電子化するメリット
紙媒体の電子化は、発信側・利用者側ともにメリットがあります。企業内であれば、書類や契約書などに活用可能です。また、コンテンツ配信であれば、絵や写真が見やすくなるでしょう。ここでは、電子化の具体的なメリットを解説します。
ペーパーレス化によるコスト削減
紙を使わないため、大きなコスト削減が叶います。
書籍出版の場合、紙媒体と同じ内容でも大きな利益となるでしょう。また、イベントチケットなどの電子化も効果的です。紙媒体であれば、管理・販売・配送など手間がかかります。
小さな紙媒体でも、コストが積み重なるでしょう。電子化することで、人件費や業務量を抑えることが可能です。さらに、印刷工程がないため、印刷業者との打ち合わせや発注業務なども省けます。コスト・人員・時間を上手に活用するための手段として有効です。
ペーパーレス化による社会貢献
環境問題を考慮し、社会全体がペーパーレス化を目指しています。資料・マニュアル・パンフレットなど、ビジネスで多用される紙媒体は電子化すべき存在です。ペーパーレス化による社会貢献で、企業イメージ向上やブランディングに役立ちます。積極的な電子化によって、企業の価値が高まるでしょう。
業務効率アップ
内容変更が生じた場合、電子化されているとデータ変更が簡単です。しかし、
紙媒体は再印刷となり、時間・人件費・印刷代が膨大にかかります。業務効率を上げるために、電子化は効果的です。
管理のしやすさ
重要な情報を扱う場合、紙媒体の紛失が懸念されます。情報漏洩を防ぐために、電子化すると安心です。また、保存書類の置き場所にも困りません。企業のスペースを有効的に使えます。
閲覧のしやすさ
タブレットやスマートフォンなど、ネット環境があれば気軽に閲覧できます。また、膨大な情報量でも荷物になりません。企業の活用であれば、利便性から顧客満足度も向上します。多くの商品をカタログでアプローチし、画像や動画のサービス案内も可能です。これは、顧客が興味を持つきっかけとなるでしょう。
分析ができる
WEB解析ツールを使うことで、1日の閲覧数を分析できます。
注目されているページを明確にし、集客・販売戦略を立てることが可能です。紙媒体では得られない、具体的なデータは価値があります。
紙媒体を電子化するデメリット
電子化には多くのメリットがありますが、同時にデメリットもあります。発信内容や閲覧する相手に応じて検討しましょう。ここでは、デメリットを解説します。
ネット環境が影響する
通信障害の発生・電波が届かないなど、ネット環境が悪いと閲覧ができなくなります。そのため、オフライン環境でも使えるようにしておきましょう。
端末による印象の違い
スマートフォンやタブレットなど、画面の大きさは端末によって異なります。そのため、視覚的印象が変わることもあります。
デザインや色彩などを伝える場合、正確に見せる工夫が必要です。ズームアップや照明など、撮影にこだわりましょう。
電子化の推進に役立つツール
電子化を行う際は、便利なツールを活用しましょう。ここでは、おすすめのツールを紹介します。
デジタルブック
デジタルブックはWEB上にテキストや画像を掲載し、閲覧できるアプリケーションです。パソコン・タブレット・スマートフォンなど、使用端末を選びません。
欲しい情報やページを簡単に抽出できるので、業務で活用できるでしょう。また、コンテンツ配信も見やすくなるので最適です。印刷コストを削減しながら、情報共有を行いたい時に活用しましょう。
電子契約システム
企業内の業務には、電子契約システムが便利です。インターネット上で押印・署名ができるので、紙の契約書や印鑑を保有する手間がかかりません。また、契約者同士がすぐに確認できるので、業務効率化に優れています。そして、契約書はタイムスタンプで記録されるため偽造防止も可能です。コンプライアンスを厳守し、健全な運営を維持します。
ワークフローシステム
業務の上位者承認プロセスを、自動化するツールです。申請書類作成の手間がなくなり、承認者が閲覧しやすいことがメリットです。また、データが記録されることで、正しい運用ができます。業務効率があがり不正防止にもなるので、企業内では心強いツールです。
まとめ
文章・絵・業務書類など、紙媒体の需要は一定数存在します。しかし、電子化による利便性は大きなメリットです。より多くの人々に注目され、内容共有ができるでしょう。スマートフォンの普及により、誰しもが簡単に使えることが魅力です。さまざまな電子化ツールがありますが、用途が広いデジタルブック制作を行うと良いでしょう。テキスト・写真・動画によって、視覚的影響を高めることが可能です。紙媒体以外のニーズに応えることで、情報発信価値がさらに高まります。
